Zeitplanung – Wie Geht`S Am Besten?

Zeitplanung

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Zeitplanung findet auf Monats-, Wochen- Tages- und Stundenebene statt.Nehmen Sie sich etwas Zeit und erstellen Sie einen Blanko-Wochenplan (aus Outlook oder einem sonstigen schriftlichen Kalender). Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Markieren Sie Ihre tägliche Arbeitszeit
  2. Tragen Sie als erstes die immer wiederkehrenden wöchentlichen Termine ein (auch die privaten nicht vergessen! )
  3. Ermitteln Sie, wie lange Sie für die täglichen Routinearbeiten brauchen (z.B. E-Mails, Statistiken, Reports etc.) und streichen Sie dieses Zeitfenster am Block jeden Tag aus.

Nehmen Sie diesen Plan als Grundlage für die tägliche Planung Ihrer Aufgaben. Diese Übersicht zeigt Ihnen, an welchem Tag Sie Sonderaufgaben besser unterbringen können und an welchen Tagen gar nichts zusätzliches mehr geht. Beachten Sie die Grundregel nur 60% Ihres Arbeitstages fest zu verplanen – die restlichen 40% sind für die nicht planbaren Faktoren reserviert.

Bestimmte Berufs- und Lebensziele sind auf Jahre hinaus zu planen. Dafür sollten Sie sich ein separates Planungsbuch anschaffen.

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Immer schriftlich planen.

„Warum schriftlich? Ich habe im Kopf was ich zu tun habe.“ Das höre ich öfters von meinen Teilnehmern. Unterschätzen Sie das „schwarz auf weiß“ nicht, es dient als Gedächtnisstütze und motiviert zusätzlich, das geplante auch durchzuführen. Zudem ist es toll, eine Liste zum Abhaken zu haben und abends zu sehen, wie viele Haken gesetzt sind.

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Planen Sie am Ende des Tages / Woche / Monats jeweils für den darauffolgenden Zeitabschnitt.

Das hilft Ihnen, eine Übersicht zu behalten und keine Aufgabe zu vergessen. Durch die Planung der folgenden Zeitabschnitte behalten Sie auch Ihre Flexibilität um ab und an neu zu priorisieren ohne den Überblick zu verlieren.

Legen Sie den Zeitbedarf für jeden Arbeitsschritt fest.

Jedes Mal, wenn eine neue Aufgabe kommt, bitte kurz den Zeitaufwand abschätzen und schauen, ob es in Ihren Tagesplan reinpasst. Falls nicht, auch mal eine Aufgabe ablehnen, bzw. auf einen anderen Tag planen. (Hier sind ein paar Tipps zum NEIN- Sagen) So haben Sie ein wichtiges Kontrollinstrument (Terminüberwachung). Vorsicht: Nicht zu kurze Zeitabschnitte einplanen.

Vermeiden Sie Wartezeiten durch konsequente Terminvereinbarung und Termineinhaltung.

Dies gilt für alle Terminanfragen die auf Sie zukommen, und die Sie mit Ihren Kollegen, Mitarbeitern und Chefs vereinbaren. Auch wenn wir heutzutage die Form der offenen Tür propagieren heißt das nicht, dass sie für ihre Mitarbeiter jederzeit zur Verfügung stehen müssen. Wenn ihre Mitarbeiter Gesprächsbedarf haben, dann können Sie jederzeit einen Termin mit ihnen machen. Diesen dann verbindlich und unter Einhaltung der eingeplanten Zeit.

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Schaffen Sie sich stille Stunden

i. zur Erledigung von A-Aufgaben
ii. um sich Zeit für andere zu nehmen
iii. um wichtige Telefonate zu führen
Diese Idee erfordert von Ihnen ein konsequentes Vorgehen. Es wird für Ihre Mitarbeiter und Ihre Vorgesetzten unter Umständen ungewohnt sein, wenn Sie zu bestimmten Zeiten „weg“ sind. Setzen sie sich durch. Für manche Aufgaben ist es von Vorteil diese ungestört fertig zu stellen. Durch ständige Unterbrechungen beginnen Sie stets von vorne und die Aufgabe dauert doppelt so lang. Legen Sie diese Stunden auf gewohnheitsmäßig ruhigere Tageszeiten.

Gönnen Sie sich Regenerationsphasen.

Das Gehirn braucht am Tag regelmäßig Pausen und nachts ausreichend Schlaf, um sich zu regenerieren. Wichtig sind zudem regelmäßiges Faulenzen, Urlaube und Wochenend-Reisen. Aber bitte nicht vor und nach dem Kurztrip jeweils drei Nächte durcharbeiten, um das Pensum auf dem alten Level zu halten.

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Tun Sie jeden Tag mindestens eine Sache, die Ihnen persönlich Freude bereitet.

Haben Sie etwas gefunden, was Körper und Seele guttut, sollten Sie es fest in den Tag, die Woche, den Monat oder das Jahr einplanen. Das kann das morgendliche Meditieren, der wöchentliche Waldlauf oder das gemeinsame Geburtstag feiern mit Freunden sein. Bitte verzichten Sie nicht jedes Mal zugunsten anderer auf die Termine die Ihnen guttun.

Gehen Sie voran, denken Sie über Ihre Tätigkeiten nach und überlegen Sie, wie Sie diese verbessern können.

Gewohnheiten verhindern Denkprozesse und kreatives Arbeiten. Erstellen Sie eine ausführliche und ehrliche Schwachstellenanalyse. Führen Sie notwendige Veränderungen und Rationalisierungen in den Arbeitsabläufen und –techniken sowie in den Verhaltensweisen gemäß Ihrer Schwachstellenanalyse durch. Setzen Sie sich einen festen Termin (monatlich, halbjährlich o.ä.) und überprüfen Sie Ihre Strategie.

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